En dag hos forvaltningsmyndigheden

Hvad laver medarbejderne i Interreg Deutschland-Danmarks forvaltningsmyndighed helt konkret? Hvordan bidrager de til, at programmet implementeres gnidningsløst? Og hvilken rolle spiller kommunikationen? Tag med os på arbejde en dag i begyndelse af december og se selv: En almindelig dag hos forvaltningsmyndigheden.

Julestemning mens vi arbejder på højtryk

bild1
Anja Lansberg på vej til arbejde.

Jeg passerer boderne på julemarkedet ved rådhuset på vej til IB.SH (Investitionsbank Schleswig-Holstein), hvor forvaltningsmyndigheden holder til, midt inde i Kiel, og det smukt udsmykkede juletræ i IB.SHs lobby bidrager også til en hyggelig julestemning, når jeg lidt over otte møder på arbejde. Interreg-udvalgsmødet i Sorø den 14. december er lige om hjørnet, og inden da er der endnu meget at forberede og organisere. I dag er det blevet tid til at samle præsentationen til mødet, og her telefonerer jeg altid med kollegaerne i sekretariatet og udveksler diverse udkast pr. mail med dem. Ind imellem tikker de sidste tilmeldinger til mødet ind, der skal bestilles mad og drikke, og mødedatoerne for 2017 skal også lige planlægges.

Løbende aktualisering af programdokumenter

En af forvaltningsmyndighedens opgaver er at lave formularer og andre programdokumenter. Christiane Prüssner har lige lagt sidste hånd på den tyske version af formularen til projektårsrapporten 2016 og tilføjet vejledningen hertil i fact sheet’et, således at projekterne har mulighed for at komme i gang med deres afrapportering. Peter Nielsen oversætter formularen og fact sheet’et til dansk og går layoutet efter i sømmene.

bild4
Christiane Prüssner og Peter Nielsen på deres kontor.

Udbetalinger til projekterne

Henning Nawotki tager sig af attesteringsmyndighedens opgaver. Han er sidste led i behandlingen af projekternes udbetalingsanmodninger efter at kollegaerne i både sekretariatet og forvaltningsmyndigheden har checket de af projektet forelagte rapporter, ansøgninger, revisorerklæringer og regnskaber. Når han har forvisset sig om, at en udbetalingsanmodning er komplet og korrekt, så kan han frigøre pengene til projektet og således forsøde projektpartnernes juletid med støttemidler.

Udveksling og koordinering

Kommunikation medarbejderne imellem spiller en helt afgørende rolle for en velfungerende forvaltningsmyndighed. Hvilken løsning har vi på spørgsmålet fra projekt X? Kan den overføres til en lignende situation i projekt Y? Den regelmæssige udveksling og afstemning mellem kollegaerne sikrer et højt niveau, og det er af stor betydning for forvaltningsmyndigheden, at alle projektpartnere behandles ens, at ingen opnår særlige fordele eller ulemper. I dag taler kollegaerne om tidsplanen for gennemførelsen af projektevalueringen og dens betydning for projekterne.

Store fremskridt i arbejdet med ELMOS

Udviklingen af det elektroniske monitoringsystem ELMOS skrider godt fremad. Philipp Walter er i gang med at definere kravene til rapporteringsmodulet. Ud fra et processkema beskriver han helt konkret, hvad IT-udvikleren skal programmere, så årsberetninger og udbetalingsanmodninger kan indsendes og bearbejdes digitalt. Efter hvert enkelt skridt udfører han sammen med Susanne Koch en systematisk kvalitetskontrol. Der lægges særlig vægt på brugervenlighed, at systemet er klart og overskueligt, giver projektaktørerne størst mulig fleksibilitet.

På besøg i vores „juridiske afdeling“

antje-maike
Antje Hellwig og Maike Friedenberg foran den fælles planlægningstavle.

På anden sal sidder Maike Friedenberg og Antje Hellwig, der arbejder med alle juridiske temaer, som også er en del af Interreg. Her behandles spørgsmål om statsstøtte, kontrakter og støtteregler i ansøgnings- og projektgennemførselsfaserne. Der er mange overlap mellem deres arbejdsområder, og de er derfor omhyggelige med at afstemme de overordnede problemstillinger. På fotoet nedenfor ser man, hvordan de diskuterer hvad der skal tages højde for ved opbygningen af programmets elektroniske database, så både dansk og tysk lovgivning om personoplysninger og aktindsigt overholdes.

Efter endnu en god arbejdsdag tager jeg sammen med alle mine kollegaer på fælles udflugt til julemarkedet i Kiel. Vi slapper af sammen og hygger os, så vi i morgen med fornyet energi er klar til at fortsætte processen med at skabe optimale rammebetingelser for alle Interreg-projekter og dermed gøre det nemmere for dem at opnå resultater, der har en mærkbar merværdi i hele programregionen.