5 Tipps für die Finanzverantwortlichen in Interreg-Projekten

„Keine Bange“ war das Motto, als sich die gut 70 Teilnehmer von insgesamt 31 Interreg-Projekten am 12. Juni zum Finanzworkshop in der Fabrik Odin Havnepark versammelten, einer ehemaligen Getreidemühle in Odense.

Ziel des Workshops war es, den Teilnehmern Wissen darüber zu vermitteln, welche Kosten förderfähig sind, wie man Änderungen im Projektbudget vornimmt und wie der berühmt-berüchtigte Prüferbesuch abläuft.

In diesem Sinne lag der Fokus am Vormittag auf Themen und Fragen bezüglich der First- und Second-Level Kontrolle. Die „Keine Bange“-Prüfer Erik Bendtsen und Jörg Marquardsen von BDO versicherten, dass alles gut gehen würde, und hatten Tipps für alle Mitarbeiter in der Buchhaltung im Gepäck: Halten Sie reichlich Kaffee für die Prüfer parat und seien Sie gut vorbereitet!

Konkret ist damit gemeint, dass Budget, Buchhaltung, Dokumentation und der Projektantrag bereit liegen sollen. Ebenso sollten sowohl der Projektleiter als auch der Finanzverantwortliche anwesend sein. Weitere gute Tipps des Tages: Viele gefundene Fehler und eine unzureichende Dokumentation können im späteren Verlauf Konsequenzen für das einzelne Projekt und das gesamte Programm haben  – sorgen Sie deswegen schon jetzt, während die Aktivitäten stattfinden, dafür, dass alles dokumentiert und beschrieben ist. Dazu gehören bspw. unterschriebene Teilnehmerlisten, Bilder, Reisekosten und Programme, sodass man nicht zu einem späteren Zeitpunkt vergebens nach dem ein oder anderem sucht.

Es war auch genug Zeit da, um mit einigen Themen ins Detail zu gehen, wie den Auftragsvergaberegelungen für private Unternehmen, Jahresstunden-Normen und die Wichtigkeit von ausreichenden Reisekosten-Belegen. Zur Dokumentierung von Teilzeit-Beschäftigungen in einem Projekt sollte man darauf achten, dass eine Ergänzung zum Arbeitsvertrag ausgearbeitet wird, die der Arbeitgeber dann unterschreibt. Zudem wurde betont, dass alle Kosten vor dem Abschluss eines Projektes bezahlt und abgerechnet sein müssen – nehmen Sie auch die Stunden für die abschließende Revision mit hinein. Eskann nur die  Rechnung für die Schlussprüfung nachgereicht werden. Ebenso wird daran erinnert, dass nach Projektabschluss alles archiviert werden muss – die einzelnen Aufbewahrungsfristen sind individuell und werden zusammen mit der Endabrechnung mitgeteilt. Also denken Sie daran, alle Dokumente auszudrucken, falls das elektronische Archiv vor dieser Frist gelöscht wird.

Das Mittagessen und der Networking-Teil waren eine wichtige Unterbrechung. Hier war es schön, die Gesichter der vielen Menschen, mit denen man sonst täglich per Mail oder Telefon kommuniziert, zu sehen.

Am Nachmittag wurden wir klüger, was Projektänderungen angeht – was, wie und wann – welche Arten gibt es und welche Schritte sollte man unternehmen? Neben guten und praxisnahen Tipps des Sekretariats und der Verwaltungsbehörde berichtete Søren Lisby vom REACT-Projekt über seine Erfahrungen mit Projektänderungen. Als guten Rat gab er den Teilnehmern mit auf den Weg, sich bereits frühzeitig mit dem Sekretariat und der Verwaltungsbehörde zu beraten, wenn Änderungen geplant sind.

Der gesamte Tag war von einer konzentrierten Teilnahme und großer Fragelust geprägt, stets mit dem Fokus auf das Finden praktischer Lösungen. Dankeschön an alle Teilnehmer für Ihre aktive Teilnahme.