Ein Tag in der Verwaltungsbehörde

Was macht eigentlich die Verwaltungsbehörde von Interreg Deutschland-Danmark? Wie tragen die Mitarbeiter zu einer reibungslosen Umsetzung des Programms bei? Und welche Rolle spielt dabei die Kommunikation? Begleiten Sie uns an einem Tag Anfang Dezember bei unserer Arbeit und sehen Sie selbst.

Weihnachtsstimmung und Arbeiten unter Hochdruck

Anja Landsberg
Anja Lansberg auf dem Weg zu ihrem Arbeitsplatz.

Vorbei an den Buden des Weihnachtsmarktes auf dem Rathausplatz führt mein Weg zum Gebäude der IB.SH (Investitionsbank Schleswig-Holstein), in dem die Verwaltungsbehörde ihren Sitz hat, mitten in der Kieler Innenstadt. Der schön geschmückte Weihnachtsbaum in der Eingangshalle der IB.SH verbreitet vorweihnachtliche Stimmung, wenn ich morgens um kurz nach acht an meinen Arbeitsplatz komme.

Die Sitzung des Interreg-Ausschusses am 14. Dezember in Sorø steht vor der Tür und bis dahin ist noch Vieles vorzubereiten und zu organisieren. Für heute habe ich mir vorgenommen, die Präsentation für die Sitzung zu erstellen. Dazu wird immer wieder mit den Kollegen im Sekretariat telefoniert und Entwürfe per E-Mail ausgetauscht. Zwischendurch trudeln noch letzte Anmeldungen für die Sitzung ein, das Essen muss bestellt werden und auch die Sitzungstermine für das Jahr 2017 werden bereits geplant.

Programmdokumente immer auf dem aktuellen Stand

bild4
Christiane Prüssner und Peter Nielsen an ihrem Arbeitsplatz.

Zu den Aufgaben der Verwaltungsbehörde gehört auch die Erstellung von Formularen und Programmdokumenten. Ganz aktuell hat Christiane Prüssner die deutsche Version des Projektjahresberichtsformulars für 2016 erstellt und den Leitfaden im Fact Sheet dazu ergänzt, damit die Projekte mit ihrer Berichterstattung beginnen können. Peter Nielsen übersetzt das Formular und das Fact Sheet ins Dänische und kümmert sich zudem um das Layout der Dokumente.

Auszahlungen an die Projekte

Der mit der Aufgabe der Bescheinigungsbehörde beauftragte Mitarbeiter Henning Nawotki checkt abschließend die aktuellen Auszahlungsanträge der Projekte, nachdem sowohl die die Mitarbeiter des Sekretariats als auch seine Kollegen in der Verwaltungsbehörde die von den Projekten vorgelegten Berichte, Anträge, Testate und Rechnungsabschlüsse geprüft haben. Wenn er zu dem Ergebnis kommt, dass Auszahlungsanträge vollständig und korrekt vorgelegt worden sind, so veranlasst er auch die Freigabe der Mittel an die Projekte und versüßt so manchem Projektträger die Weihnachtszeit mit Fördergeldern.

Austausch und Abstimmung

Eine wichtige Rolle für das Funktionieren der Verwaltungsbehörde spielt die Kommunikation untereinander. Welche Lösung haben wir für die Frage von Projekt X gefunden? Ist dies auf die Situation von Projekt Y übertragbar? Ein regelmäßiger Austausch unter den Kollegen ist ganz wichtig für die Qualität unserer Arbeit. Alle Projektpartner müssen die gleichen Bedingungen bekommen und keiner soll bevorzugt oder benachteiligt werden, das ist der Verwaltungsbehörde ein wichtiges Anliegen.

Heute besprechen die Kollegen gerade den Zeitplan zur Implementierung der Projektevaluation und dessen Bedeutung für die Projekte.

Fortschritt bei den Arbeiten am ELMOS

Derweil geht die Entwicklung des elektronischen Datenaustauschsystems ELMOS weiter voran. Philipp Walter legt die Anforderungen zur elektronischen Umsetzung des Berichtswesens fest. Anhand einer Prozessgrafik beschreibt er die genauen Vorgaben, die Entwickler dafür brauchen, damit nicht nur die Berichte selbst, sondern auch die gesamten Auszahlungsanträge bis zur Mittelauszahlung elektronisch umgesetzt werden können. Nach jedem Schritt wird zusammen mit Susanne Koch ein Qualitätscheck durchgeführt. Besonderer Wert werde auf eine klare und verständliche Benutzeroberfläche gelegt. Der Aufwand für die Projekte soll dabei nicht größer als nötig sein.

Unsere „Rechtsabteilung“

antje-maike
Antje Hellwig und Maike Friedenberg an der gemeinsamen Aufgabenplanungstafel.

Im zweiten Stock sitzen unsere Kolleginnen Maike Friedenberg und Antje Hellwig, die sich um alle rechtlichen Belange rund ums das Thema Interreg kümmern. Beihilfenfragen werden hier genauso behandelt wie Verträge und Fragen zum Förderrecht bei Antragstellung und Projektdurchführung. Wegen der Überschneidung der Arbeitsbereiche stimmen sie sich zu übergeordneten Fragestellungen immer wieder ab. Hier diskutieren sie gerade darüber, was beim Aufbau der elektronischen Datenbank zur Programmabwicklung zu beachten ist, damit sowohl die deutschen als auch dänischen Regeln zum Öffentlichkeits- und Informationsrecht eingehalten werden.

Am Ende des Arbeitstages machen wir noch einen gemeinsamen Bummel über den Kieler Weihnachtsmarkt, um uns dann morgen mit frischem Elan weiter um die optimalen Rahmenbedingungen zu kümmern, damit alle Interreg-Projekte einen Mehrwert für die Programmregion erzielen können.