5 tips til regnskabsmedarbejdere i Interreg-projekter

”Bare rolig” var mottoet, da godt og vel 70 deltagere fra i alt 31 Interreg-projekter den 12. juni var samlet til finansworkshop i Fabrikken Odin Havnepark, en tidligere kornmølle i Odense.

Formålet med workshoppen var ganske enkelt at spore sig ind på, hvordan man laver ændringer i et projektbudget og at tage frygten for de berømt-berygtede revisor-besøg.

I den ånd var der om formiddagen fokus på emner og spørgsmål vedrørende First-level revision og Second-level control. ”Bare rolig”-revisorerne Erik Bendtsen og Jörg Marquardsen fra BDO forsikrede om, at alt nok skal gå, og kom med to tips til alle regnskabsmedarbejdere: hav rigeligt med kaffe parat til revisorerne og vær velforberedt! Konkret betyder det, at budget, regnskab, dokumentation og projektansøgningen skal ligge klar, ligesom  både projektlederen og den regnskabsansvarlige bør være til stede. Dagens næste råd; For mange fundne fejl og utilstrækkelig dokumentation kan senere hen få konsekvenser for både det enkelte projekt og for programmet som helhed, så  sørg for at få alt beskrevet og dokumenteret mens aktiviteterne står på. Dertil hører underskrevne deltagerlister, billeder, rejseudgifter og program, så man ikke på et senere tidspunkt skal lede forgæves efter det ene eller andet.

Der var også tid til at gå i dybden med emner som udbudsregler for private virksomheder, time-års-norm og vigtigheden af, at rejseudgifter er fyldestgørende dokumenteret. Som dokumentation for delvis beskæftigelse i et projekt, skal man huske at få udarbejdet et tillæg til sin ansættelseskontrakt og at denne skal underskrives af arbejdsgiveren.  Det blev endvidere understreget, at alle udgifter skal være betalt og afregnet inden et projekt afsluttes – medtag også timerne til den afsluttende revision. Det er kun selve regningen for slutrevisionen, der kan eftersendes. Der blev ligeledes mindet om, at alt skal arkiveres efter projektets afslutning – de enkelte opbevaringsfrister er individuelle og meddeles sammen med slutafregningen-, så husk at printe, hvis jeres elektroniske arkiv slettes inden udløb af denne frist.

Frokosten og networking var et vigtigt afbræk. Her var det dejligt at få sat ansigter på mange af de mennesker, som man ellers til dagligt kun har kontakt med over mail og telefon.

Om eftermiddagen blev vi kloge på projektændringer – hvad, hvordan og hvornår – hvilke typer findes der og hvad skal man foretage sig? Udover gode og praksisnære hints fra sekretariatet og forvaltningsmyndigheden, fortalte Søren Lisby fra REACT-projektet om sine erfaringer med projektændringer. Som godt råd anbefalede han deltagerne på et tidligt tidspunkt at rådføre sig med sekretariatet og forvaltningsmyndigheden når der skal laves ændringer.

Dagen igennem var der koncentreret deltagelse og stor spørgelyst samt fokus på at finde praktiske løsninger. Tak til alle deltagerne for aktiv deltagelse