loader image

√ėkonomiNyt nr. 2

juli 2018 ‚Äď Du kan downloade en PDF version her

1. Nye versioner af formularerne til revisorerklæringer og vejledninger:
Vi g√łr opm√¶rksom p√• de nye, fra nu af g√¶ldende versioner af formularerne til revisorerkl√¶ringer og vejledninger, som I kan downloade her (version 6, juli 2018).

Foruden redaktionelle √¶ndringer har vi som f√łlge af omstillingen af de organisatoriske procedurer til det elektroniske dataudvekslingssystem ELMOS foretaget justeringer enkelte steder.

De indholdsmæssige ændringer vil blive gennemgået i punkterne nedenfor.

Vi g√łr opm√¶rksom p√•, at formularerne til revisorerkl√¶ringerne fortsat skal hentes p√• hjemmesiden, ogs√• efter at ELMOS er blevet indf√łrt. Da Interreg-administrationen l√łbende tilpasser sine skemaer og formularer til nye krav, er det meget vigtigt, at I tjekker p√• programmets hjemmeside, om det er den aktuelle version, I sidder med, f√łr I begynder at udfylde eventuelle formularer. Brug af gamle blanketter f√łrer i reglen til efterbehandling og dermed forsinkede udbetalinger af tilskuddet.

2. Oplysninger fra leadpartneraftalen i revisorerklæringen:
Hidtil skulle b√•de datoen for leadpartneraftalen og ogs√• datoen for godkendelsesskrivelsen n√¶vnes, hvis der var indsendt √¶ndringsans√łgning. Med henblik p√• s√•danne suppleringer eller √¶ndringer (f.eks. budget√¶ndringer) skal der nu henvises til den aktuelle ans√łgningsversion i ELMOS med angivelse af versionsnummer og dato. Disse oplysninger er med til at sikre, at projektet, FLC og Interreg-administrationen arbejder med de samme grundlag. N√•r I har logget jer p√• ELMOS, finder I de n√łdvendige oplysninger p√• dashboardet under ‚ÄúProjektdaten/Projektinformationer‚ÄĚ.

3. Kontroller p√• stedet udf√łrt af first level-revisorerne:

a. Planlagt kontrolperiode

Som revisor for en projektpartner indg√•r det som en obligatorisk opgave at gennemf√łre en kontrol p√• stedet i henhold til artikel 125, stk. 5 i forordning (EU) nr. 1303/2013. I afsnittet ‚ÄėRevisors ansvar for revisionen af projektregnskabet‚Äô i revisorerkl√¶ringen for projektpartnerne forventes der angivet en dato for, hvorn√•r revisor har udf√łrt denne opgave. Hvis der for projektet endnu ikke er gennemf√łrt en kontrol p√• stedet hos projektpartneren, skal der i det p√•g√¶ldende afsnit suppleres med oplysninger om tidspunktet for den kontrol, der skal foretages. Der skal her angives en n√łjagtig periode p√• maksimalt 6 m√•neder, f.eks. 1. halv√•r 2019. Den angivne tidsramme skal overholdes. Perioden kan kun forskydes i begrundede undtagelsestilf√¶lde.

Derudover skal tidspunktet for kontrollen p√• stedet ligge nogenlunde midtvejs i projektperioden, eller for projekter der mindst l√łber 3 √•r senest i forbindelse med den anden √•rsrapport. Dette skyldes, at projektet p√• det tidspunkt vil v√¶re fysisk og √łkonomisk godt undervejs, men endnu ikke afsluttet.

b. Revisionens omfang

Kontrollerne p√• stedet skal gennemf√łres under den forn√łdne hensyntagen til st√łttens st√łrrelse og risikoen. Med hensyn til omfanget af kontrollen er oplysningerne i vejledningen om revisionens indhold blevet konkretiseret.

Som led i kontrollen på stedet kontrolleres især, at:

  • de angivne arbejdspladser hos projektpartneren rent faktisk eksisterer (NYT);
  • de medfinansierede produkter og tjenesteydelser er blevet leveret hhv. udf√łrt, og at de udgifter, som st√łttemodtagerne har anmeldt, er blevet betalt;
  • udgifterne er i overensstemmelse med g√¶ldende lovgivning, det operationelle program og opfylder betingelserne for st√łtte til operationen;
  • der kan udelukkes dobbeltfinansiering navnlig i de tilf√¶lde, hvor en projektpartner deltager i flere projekter (NYT).

Med hensyn til udv√¶lgelsen af de udgiftsposter, der skal revideres, f√łlger revisorerne de generelle revisionsstandarder.

c. Dokumentation

Vi skal derudover g√łre opm√¶rksom p√• dokumentationspligterne i forhold til kontrollerne p√• stedet. Det er meget vigtigt, at der bliver udarbejdet underskrevet dokumentation af de udf√łrte kontroller i tilf√¶lde af senere kontroller. I skal i den forbindelse s√¶rligt protokollere tidspunktet for revisionen, de reviderede bel√łb og resultaterne af kontrollen samt konstaterede fejl. Eventuelle uregelm√¶ssigheder skal beskrives detaljeret.

I tilfælde af uregelmæssigheder skal revisor uopfordret informere forvaltningsmyndigheden og fremsende revisionsresultaterne til denne.

4. Nyt bilag til revisorerklæringen for det samlede projekt:
If√łlge EU-Kommissionens krav er de oplysninger, der er lagt ind i dataudvekslingssystemet, af betydning for programmet. Derfor danner tallene i vores dataudvekslingssystem ELMOS grundlag for revisorerkl√¶ringen for det samlede projekt.

F√łr ELMOS var det den af leadpartner udfyldte og underskrevne regnskabsformular, der var grundlaget for revisorerkl√¶ringen for det samlede projekt. Nu indg√•r det regnskab, der skal revideres, som en del af den aktuelle √•rsrapport eller en statusrapport i rapporteringssystemet i ELMOS.

Dette regnskab i ELMOS, der ligger til grund for first level-kontrollen, dokumenteres ved oprettelse af et pdf-dokument, som first level-revisoren skal vedl√¶gge revisorerkl√¶ringen for det samlede projekt som bilag. Dette er vigtigt, da udbetalingsanmodningen f√łrst indsendes i ELMOS, n√•r revisorerkl√¶ringen for det samlede projekt foreligger.

For at danne regnskabet, skal I oprette et PDF-dokument af rapporten i ELMOS. √Öbn rapporten, opret et PDF-dokument, hvis det ikke er oprettet endnu (ved at klikke p√• ‚ÄúErstellen/Opret‚ÄĚ under faneblad 0. ‚ÄúEinleitung/Indledning‚ÄĚ), og download s√• rapporten ved at klikke p√• knappen ‚ÄúHerunterladen/Download‚ÄĚ. I ELMOS-manualen kan I finde udf√łrlig information om, hvordan I arbejder med ELMOS. Manualen kan downloades her.

Bem√¶rk, at dette bilag kun vedr√łrer revisorerkl√¶ringen for det samlede projekt. Revisorerkl√¶ringerne for de enkelte projektpartnere kr√¶ver ikke bilag.

Projekternes √łkonomiansvarlige skal v√¶re opm√¶rksomme p√•, at regnskabet b√łr foretages straks i ELMOS, n√•r revisorerkl√¶ringerne for de enkelte projektpartnere foreligger, da revisoren for det samlede projekt ellers ikke vil kunne foretage revision grundet manglende revisionsgrundlag. Det er ogs√• vigtigt at huske p√•, at revisoren skal have sin egen ELMOS-adgang for at kunne udf√łre revisionen.

5. Inddragelse af first level-revisorerne i tilfælde af en second level-kontrol:
Erfaringerne fra tidligere revisionsforl√łb har vist, at det er hensigtsm√¶ssigt ogs√• at inddrage first level-revisorerne i tilf√¶lde af en second level-kontrol, dvs. informere dem om, at der bliver udf√łrt revision, samt kontakte dem vedr√łrende specifikke sp√łrgsm√•l.

Second level-kontrollen er den overordnede kontrol af Interreg-programmet, og resultaterne heraf indberettes til EU-Kommissionen. For hver udbetalingsperiode udv√¶lges de projekter og partnere stikpr√łvevis, som skal revideres. Som projektpartnere er I forpligtet til at medvirke til second level-kontrollen og stille de n√łdvendige dokumenter til r√•dighed for revisorerne. Is√¶r hvis second level-revisorerne m√•tte have sp√łrgsm√•l, kan first level-revisorerne hj√¶lpe til med at forklare fakta og bidrage til afklaring af eventuelle misforst√•elser tidligt i forl√łbet. P√• den m√•de kan det sikres, at der ikke bliver lagt ugunstige revisionsresultater til grund, som beror p√• fejl eller misforst√•elser.

6. Overholdelse af fristerne for indsendelse af udbetalingsanmodninger:
Vi vil gerne minde om, at det er i jeres egen interesse at overholde de frister for udbetalingsanmodninger, som vi har fastsat.

Derved kan I medvirke aktivt til, at tilskuddet bliver udbetalt så hurtigt som muligt, efter at anmodningen har gennemgået den interne kontrolproces. Indsendes anmodningen for sent, må I indstille jer på, at udbetalingen bliver forsinket.

7. Projektpartnernes valg af revisor:
Hvad udgifterne til revision ang√•r, skal vi g√łre opm√¶rksom p√•, at I ikke er forpligtet til at v√¶lge det billigste af flere tilbud. I forbindelse med gennemgangen af forskellige tilbud b√łr I iagttage princippet om √łkonomisk forsvarlighed. Det betyder for jeres konkrete valg, at det tilbud, I beslutter jer for, l√¶gger op til, at der kan foretages en forsvarlig revision p√• de tilbudte √łkonomiske vilk√•r.

En solid revision er is√¶r i jeres interesse ud fra det aspekt, at eventuelle fejl derved kan undg√•s eller blive opdaget og udbedret. P√• den m√•de kan ugunstige second level-revisionsresultater (f.eks. at bestemte udgifter efterf√łlgende erkl√¶res ikke st√łtteberettigede) og/eller n√łdvendig efterbehandling i det videre forl√łb undg√•s.

8. Rapportoprettelse i ELMOS:
I bedes tage h√łjde for, at rapporter fremover skal oprettes af Interreg-administrationen i ELMOS forud for jeres benyttelse. Hvis jeres projekt planl√¶gger en statusrapport eller en udbetaling til den 30. september, skal I henvende jer i god tid til jeres sagsbehandler, som s√• kan oprette en rapport. I forbindelse med den obligatoriske afrapportering til den 15. februar oprettes alle rapporter automatisk og i god tid.