loader image

Finanz-News Nr. 2

Juli 2018 ÔÇô Sie k├Ânnen die Finanz-News auch hier im PDF herunterladen.

1. Neue Versionen der Testat-Vorlagen und Leitf├Ąden:
Wir m├Âchten Sie auf die neuen, nun g├╝ltigen Versionen der Testat-Vorlagen und Leitf├Ąden aufmerksam machen, die Sie auf unserer Homepage zum Download finden.

Neben redaktionellen ├änderungen haben wir vereinzelt Anpassungen aufgrund der Umstellung der Organisationsabl├Ąufe auf das elektronische Datenaustauschsystem ELMOS vorgenommen.

Auf die inhaltlichen Änderungen wird im Folgenden in separaten Punkten eingegangen.

Wir weisen Sie darauf hin, dass auch nach der Einf├╝hrung von ELMOS die Formulare f├╝r die Testate weiter-hin von der Homepage geladen werden m├╝ssen. Da die Interreg-Administration ihre Formulare laufend an neue Anforderungen anpasst, ist es unbedingt erforderlich, dass Sie sich vor der Nutzung von Formularen auf der Programmhomepage davon ├╝berzeugen, dass Sie jeweils die aktuelle Version jedes Formulars nut-zen. Die Verwendung alter Vordrucke f├╝hrt in der Regel zu Nacharbeiten und damit versp├Ąteten Auszahlun-gen des Zuschusses.

2. Daten des Leadpartnervertrags im Testat:
Bisher war neben dem Datum des Leadpartnervertrags auch das Datum des Genehmigungsschreibens zu nennen, falls ein ├änderungsantrag gestellt wurde. Im Hinblick auf diese Erg├Ąnzungen bzw. ├änderungen (z.B. durch Budget├Ąnderungen) ist nun auf die aktuelle Antragsversion in ELMOS unter Angabe von Versions-nummer und Datum zu verweisen. Die Angabe dieser Daten stellt sicher, dass Projekt, FLC und Interreg-Administration mit denselben Grundlagen arbeiten. Die erforderlichen Daten finden Sie in ELMOS nach dem Einloggen unter ÔÇ×Projektdaten/ProjektinformationerÔÇť auf dem Dashboard.

3. Vor-Ort-Kontrollen der First-Level-Pr├╝fer:

a. Geplanter Zeitraum der Kontrolle

Die Durchf├╝hrung einer Vor-Ort-Kontrolle gem. Art. 125 Abs. 5 VO (EU) 1303/2013 ist Teil der Pflichtaufga-ben als Pr├╝fer eines Projektpartners. Im Abschnitt ├╝ber die ÔÇ×Verantwortung des Pr├╝fers f├╝r die Pr├╝fung des Rechnungsabschlusses f├╝r das ProjektÔÇť des Partnertestats werden Angaben zum Datum, wann der Pr├╝fer diese Aufgabe ausgef├╝hrt hat, erwartet. Sofern f├╝r das Projekt noch keine Vor-Ort-Kontrolle bei dem Pro-jektpartner durchgef├╝hrt wurde, sind im entsprechenden Absatz Angaben zum Zeitpunkt der vorzunehmen-den Kontrolle zu erg├Ąnzen. Dabei ist ein genauer, max. 6-monatiger Zeitraum, z.B. 1. Halbjahr 2019, zu nennen. Der genannte Zeitrahmen ist einzuhalten. Eine Verschiebung ist nur in begr├╝ndeten Ausnahmef├Ąl-len m├Âglich.

Dar├╝ber hinaus soll der Zeitpunkt der Vor-Ort-Kontrolle ungef├Ąhr zur H├Ąlfte der Projektlaufzeit liegen bzw. bei mindestens 3-j├Ąhrigen Projekten sp├Ątestens mit dem 2. Jahresbericht erfolgen. Hintergrund dieser Vor-gabe ist, dass das Projekt zu diesem Zeitpunkt physisch und finanziell bereits fortgeschritten, aber noch nicht abgeschlossen ist.

b. Pr├╝fungsumfang

Die Vor-Ort-Kontrollen sind der Zuschussh├Âhe und des Risikos angemessen durchzuf├╝hren. Im Hinblick auf die Angemessenheit der Kontrolle wurden die Angaben im Leitfaden zu den Pr├╝finhalten konkretisiert.

Im Rahmen der Vor-Ort-Kontrolle wird insbesondere gepr├╝ft, ob:

  • die angegebenen Arbeitspl├Ątze beim Projektpartner tats├Ąchlich vorhanden sind (NEU);
  • die kofinanzierten Produkte und Dienstleistungen geliefert bzw. erbracht und die von den Beg├╝nstig-ten geltend gemachten Ausgaben vorgenommen wurden;
  • die Ausgaben den anwendbaren Rechtsvorschriften, dem operationellen Programm und den Bedin-gungen f├╝r die Unterst├╝tzung des Vorhabens gen├╝gen;
  • eine Doppelfinanzierung insbesondere in den F├Ąllen ausgeschlossen werden kann, in denen ein Projektpartner an mehreren Projekten teilnimmt (NEU).

Hinsichtlich der Auswahl der zu pr├╝fenden Ausgabenposten richten sich die Pr├╝fer nach allgemeinen Pr├╝f-standards.

c. Dokumentation

Wir m├Âchten Sie dar├╝ber hinaus auf die Dokumentationspflichten im Hinblick auf die Vor-Ort-Kontrollen hin-weisen. Die Erstellung einer unterzeichneten Dokumentation der durchgef├╝hrten Kontrollen ist f├╝r den Fall sp├Ąterer Nachpr├╝fungen unbedingt erforderlich. Dabei m├╝ssen Sie insbesondere den Zeitpunkt der Pr├╝fung, die gepr├╝ften Betr├Ąge und die Ergebnisse der ├ťberpr├╝fungen samt aufgedeckten Fehlern protokollieren. Etwaige Unregelm├Ą├čigkeiten werden im Detail beschrieben.

Bei Unregelm├Ą├čigkeiten m├╝ssen Sie als Pr├╝fer unaufgefordert die Verwaltungsbeh├Ârde informieren und ihr die Pr├╝fergebnisse zusenden.

4. Neue Anlage des Testats f├╝r das gesamte Projekt:
Nach der Vorgabe der EU-Kommission sind die im eingesetzten Datenaustauschsystem enthaltenen Daten f├╝r das Programm ma├čgeblich. Daher sind die Zahlen in unserem Datenaustauschsystem ELMOS Grundla-ge des Testates f├╝r das gesamte Projekt.

Vor ELMOS war es so, dass das ausgef├╝llte und vom Leadpartner unterschriebene Rechnungsabschluss-formular f├╝r das gesamte Projekt die Pr├╝fgrundlage f├╝r das Testat f├╝r das gesamte Projekt bildete. Jetzt ist der zu pr├╝fende Rechnungsabschluss in ELMOS im Berichtswesen als Teil des aktuellen Jahresberichts oder eines Statusberichtes enthalten.

Dieser Rechnungsabschluss in ELMOS, der der First-Level-Pr├╝fung zugrunde liegt, wird durch die Erstellung eines PDF-Dokumentes dokumentiert, das der First-Level-Pr├╝fer dem Testat f├╝r das gesamte Projekt als Anlage beif├╝gt. Dies ist erforderlich, da die Einsendung des Auszahlungsantrags in ELMOS erst nach dem Vorliegen des Testates f├╝r das gesamte Projekt erfolgt.

Um den Rechnungsabschluss zu erhalten, erstellen Sie ein PDF-Dokument des Berichtes in ELMOS. ├ľffnen Sie dazu den Bericht, erstellen Sie ein PDF-Dokument, sofern noch nicht erfolgt (durch Klicken auf ÔÇ×Erstel-len/OpretÔÇť im Reiter 0. ÔÇ×Einleitung/InledningÔÇť), und laden Sie dann den Bericht herunter, indem Sie auf den Button ÔÇ×Herunterladen/DownloadÔÇť klicken. Ausf├╝hrliche Hinweise zum Arbeiten mit ELMOS finden Sie in unserer Elmos-Anleitung. Dieses steht Ihnen auf unserer Homepage zum Herunterladen zur Verf├╝gung.

Bitte beachten Sie, dass diese Anlage nur das Testat f├╝r das gesamte Projekt betrifft. F├╝r die Testate f├╝r einzelne Projektpartner ist keine Anlage vorgesehen.

F├╝r die Finanzverantwortlichen der Projekte ist zu beachten, dass der Rechnungsabschluss in ELMOS nach dem Vorliegen der Testate f├╝r die einzelnen Projektpartner zeitnah vorgenommen werden sollte, da der Pr├╝-fer f├╝r das gesamte Projekt anderenfalls mangels Pr├╝fungsgrundlage keine Pr├╝fung vornehmen kann. Bitte denken Sie auch daran, dass der Pr├╝fer ├╝ber einen eigenen ELMOS-Zugang verf├╝gen muss, um die Pr├╝-fung durchf├╝hren zu k├Ânnen.

5. Hinzuziehen der First-Level-Pr├╝fer im Fall einer Second-Level-Pr├╝fung:
Die Erfahrung vergangener Pr├╝fvorg├Ąnge zeigt, dass es sinnvoll ist, im Falle einer Second-Level-Pr├╝fung auch die First-Level-Pr├╝fer einzubinden, d.h. sie dar├╝ber zu informieren, dass eine Pr├╝fung stattfindet, sowie sie zu Einzelfragen zu kontaktieren.

Die Second-Level-Pr├╝fung ist die ├╝bergeordnete Kontrolle des Interreg-Programms, deren Ergebnisse an die EU-Kommission berichtet werden. F├╝r jede Auszahlungsperiode werden mittels eines Stichprobenverfahrens die Projekte und Partner ausgew├Ąhlt, die gepr├╝ft werden. Als Projektpartner sind Sie verpflichtet, bei der Second-Level-Pr├╝fung mitzuwirken und den Pr├╝fern die ben├Âtigten Unterlagen zur Verf├╝gung zu stellen. Insbesondere bei R├╝ckfragen der Second-Level-Pr├╝fer k├Ânnen die First-Level-Pr├╝fer die Projektpartner bei Erl├Ąuterungen von Sachverhalten unterst├╝tzen sowie zur fr├╝hzeitigen Kl├Ąrung etwaiger Missverst├Ąndnisse beitragen. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass es nicht zu nachteiligen Pr├╝fergebnissen kommt, die auf Irrt├╝mern oder Missverst├Ąndnissen beruhen.

6. Einhaltung der Fristen zur Einreichung von Auszahlungsantr├Ągen:
Wir m├Âchten Sie daran erinnern, in Ihrem eigenen Interesse die von uns mitgeteilten Fristen f├╝r Auszah-lungsantr├Ąge einzuhalten.

Auf diese Weise k├Ânnen Sie aktiv daran mitwirken, dass eine Auszahlung des Zuschusses nach Durchlaufen der internen Pr├╝fungen so schnell wie m├Âglich erfolgt. Bei einer versp├Ąteten Einsendung m├╝ssen Sie damit rechnen, dass es zu Verz├Âgerungen bei der Auszahlung kommt.

7. Pr├╝ferauswahl durch die Projektpartner:
Im Hinblick auf die Kosten f├╝r die Pr├╝fert├Ątigkeit m├Âchten wir Sie darauf hinweisen, dass keine Pflicht be-steht, aus mehreren Angeboten das g├╝nstigste auszuw├Ąhlen. Bei der Sichtung verschiedener Angebote sollten Sie den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten. Dies bedeutet f├╝r Ihre konkrete Auswahl, dass das Angebot, f├╝r das Sie sich entscheiden, erkennen l├Ąsst, dass zu den angebotenen finanziellen Konditio-nen eine ordnungsgem├Ą├če Pr├╝fung durchgef├╝hrt werden kann.

Eine solide Pr├╝fung ist insbesondere unter dem Aspekt in Ihrem Interesse, dass etwaige Fehler vermieden oder aufgedeckt und behoben werden k├Ânnen. Auf diese Weise k├Ânnen nachteilige Second-Level-Pr├╝fergebnisse (z.B. die nachtr├Ągliche Aberkennung der F├Ârderf├Ąhigkeit bestimmter Kosten) und/oder erforderliche Nacharbeiten im weiteren Verlauf vermieden werden.

8. Hinweis zum Anlegen von Berichten in ELMOS:
Bitte beachten Sie, dass die Berichte zuk├╝nftig von der Interreg-Administration f├╝r die Projekte zur Bearbei-tung in ELMOS angelegt werden. Sollte ihr Projekt einen Statusbericht bzw. eine Auszahlung zum 30. Sep-tember planen, wenden Sie sich bitte rechtzeitig an Ihren Sachbearbeiter, um einen Bericht anlegen zu las-sen. F├╝r das obligatorische Berichtswesen zum 15. Februar werden alle Berichte automatisch rechtzeitig angelegt werden.